Mendengar kata Surat maka yang muncul dibenak kita adalah sehelai kertas yang di dalamnya tertulis pesan yang disajikan dalam format yang khas. Hampir semua orang mengenal dan pernah membuat surat.Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain baik itu secara perorangan atau organisasi (kelompok). Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis, surat mempunyai unsur yang terlibat di dalamnya, yaitu:
- Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan.
- Pesan, yaitu isi surat berupa informasi, instruksi, gagasan, atau perasaan pengirimnya.
- Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan
- Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebut diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.
Jenis-jenis Surat
Surat mempunyai banyak fungsi, maka dapat dikelompokkan atau digolongkan menurut jenisnya, yaitu:
A. Menurut kepentingan dan pengirimnya
- Surat pribadi, yaitu dikirimkan sesorang kepada orang lain atau kepada organisasi/lembaga. Kalau surat ditujukan kepada teman atau keluarga, format penulisan dan bahasa relatif bebas. Akan tetapi bila ditujukan kepada organisasi atau lembaga maka bentuk dan bahasa yang digunakan harus resmi, misalkan surat lamaran keja, pengaduan, pengajuan mutasi, kenaikan pangkat, dsb.
- Surat dinas, yaitu digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
- Surat niaga, yaitu dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
- Surat sosial, yaitu digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nonprofit.
B. Menurut isinya
- Surat dapat dikelompokkan menjadi pemberitahuan, keputusan, pemerintah, panggilan, perjanjian, laporan, pengantar, peringatan, penawaran, pesanan, undangan dan lamaran pekerjaan.
C. Menurut sifatnya
- Biasa yaitu isi dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.
- Terbatas (konfidensial) yaitu isi hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.
- Rahasia yaitu isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.
D. Berdasarkan banyaknya sasaran
- Surat dapat dikelompokkan menjadi biasa, edaran dan pengumuman.
E. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya
- Surat terbagi atas biasa, kilat dan kilat khusus.
F. Berdasarkan wujudnya
- Surat terbagi atas bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram, teleks, faksimile, memo dan nota.
G. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya
- Surat terbagi atas intern dan ekstern.
Kemajuan teknologi saat memberi alternatif dalam penyampaian pesan melalui internet seperti email maupun handpone lewat SMS. Namun surat konvensional tetap mempunyai arti penting sebagai bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan), surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diarsipkan untuk kepentingan lain kelak di kemudian hari.
